Плохие трансляции форумов случаются не потому, что подрядчик плохой. Чаще всего проблема в том, что организатор не знает, какую информацию нужно передать заранее — и вопросы решаются в день мероприятия, когда времени нет.
Мы собрали практический чеклист на основе сотен событий. Используйте его как базу для брифинга с вашим подрядчиком по трансляции.
За 2 недели до мероприятия
Согласуйте точный хронометраж: время начала трансляции, перерывы, финал. Подрядчику нужно рассчитать смены операторов и режиссёра.
Определитесь с платформой вещания: VK Видео, YouTube, сайт мероприятия, Rutube или несколько одновременно. Каждая дополнительная площадка требует отдельного потока и настройки.
Уточните формат зала: вместимость, расположение сцены, наличие пресс-рядов, условия освещения. Для outdoor-событий подрядчик должен знать об этом заранее — нужно другое оборудование.
Сообщите о VIP-гостях или спикерах с особыми требованиями к съёмке. Некоторые организации не разрешают публиковать видео без согласования.
За 3 дня до мероприятия
Передайте программу мероприятия с точными временными метками. Режиссёр эфира готовится к смене картинки по программе.
Согласуйте, какие элементы нужны в эфире: начальная заставка, нижние трети с именами спикеров, логотип организатора, финальная плашка. Это делается заранее и требует времени.
Уточните, нужна ли запись каждой камеры отдельно (ISO) или только финальный монтаж. ISO-записи занимают много места и стоят дополнительно, но часто нужны для монтажа видеоматериалов после события.
В день монтажа
Обеспечьте подрядчику доступ на площадку за 4–6 часов до начала. Меньше — риск не успеть протестировать всё оборудование.
Назначьте одного ответственного со стороны организатора. Когда 5 человек дают разные указания режиссёру — это катастрофа.
Проверьте интернет на площадке заранее. Запросите у подрядчика минимальную скорость для стабильной трансляции — обычно это 10–15 Мбит/с на поток, и лучше иметь проводной канал.
За 30 минут до начала
Проведите технический прогон: спикеры проверяют микрофоны, слайды загружаются на ноутбук подрядчика, тестовый сигнал идёт на платформу.
Пробный эфир длительностью 1–2 минуты позволяет проверить звук, картинку и качество на всех площадках до начала официального вещания.
После мероприятия
Согласуйте срок передачи материалов. Обычно это 1–3 рабочих дня для финального монтажа и 24 часа для ISO-архива.
Запросите статистику просмотров с платформ. Она нужна для отчёта организаторам и спонсорам.
Этот чеклист не гарантирует идеальную трансляцию, но гарантирует, что вы и подрядчик говорите на одном языке с самого начала.